Signifier un avis pour une résolution des litiges

Si vous avez soumis une demande de résolution des litiges, vous devez signifier l’Avis de procédure à l’autre partie. La signification d’un avis dans les délais prévus et la récupération d’une preuve de signification forment une étape importante du processus de demande.

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(À noter : Les documents et certains liens ne sont disponibles qu'en anglais.)
Pour les informations les plus récentes, veuillez consulter la page en anglais.

Dans cette page

• Contenu du dossier Avis de procédure
• Ramasser et signifier le dossier dans les délais prévus
• Signifier le dossier et tout élément de preuve déposé avec la demande
• Récupérer une preuve de signification
• Méthodes de signification
• Méthodes de signification non autorisées
• Soumettre une demande de signification indirecte
• Soumettre des copies de votre preuve de signification
• Ressources
• J’ai besoin d’aide

Ramasser ou imprimer le dossier dans les délais prévus

La manière dont vous recevez le dossier de la résolution des litiges dépend de la méthode de soumission que vous avez adoptée.

Contenu du dossier Avis de procédure

Le dossier Avis de procédure renferme les documents suivants :

• Avis de procédure de résolution des litiges. Il s’agit d’une lettre qui indique :
  • Le nom de tous les demandeurs et de tous les répondants
  • Le processus qui servira à résoudre le litige
  • La date et l’heure de la conférence de règlement par médiation ou de l’audience
  • Les renseignements sur la conférence téléphonique
  • Votre demande de résolution des litiges
• Les directives relatives à la résolution des litiges pour le répondant

Selon votre demande, le dossier pourrait inclure certains de ces documents :

• Formulaire 114E de la RTB – Fichier de renseignements sur les audiences accélérées (PDF, 60 ko)
• Formulaire 130 de la RTB – Processus de requête directe (PDF, 61 ko)
• Fichier de renseignements sur la médiation (PDF, 127 ko)
• Formulaire 151 de la RTB – Augmentation additionnelle du loyer pour dépenses en immobilisations (PDF, 165 ko)
• Ordonnance permanente du directeur de signification d’audiences accélérées (PDF, 54 ko)
• Ordonnance permanente du directeur de signification d’une demande d’augmentation additionnelle du loyer (PDF, 156 ko)

Signifier le dossier et tout élément de preuve déposé avec la demande

Vous devez signifier le dossier Avis de procédure dans les 3 jours suivant la date où vous pouviez le récupérer.

• La date limite pour signifier le dossier est celle mentionnée dans la lettre d’avis

Joindre tous vos éléments de preuve lorsque vous signifiez le dossier

Vous devez également joindre au dossier Avis de procédure des copies de tout élément de preuve que vous auriez déjà soumis à la RTB.

La personne qui répond à votre réclamation (le répondant) doit avoir un tableau complet de ce que vous demandez afin d’apporter une réponse complète au sujet du litige.

Récupérer une preuve de signification

Vous devrez détenir une preuve de signification du dossier à l’autre partie. Il s’agit d’un document, d’un reçu ou de la déclaration d’un témoin, appelé « preuve de signification », qui montre que vous avez remis le dossier au répondant. Il existe différents types de preuves, selon la méthode adoptée pour signifier le dossier.

Prêter attention à la date « considéré comme étant reçu »

Dès que le dossier est signifié, vous devez connaître la date où il est considéré comme étant reçu. Le demandeur et le répondant doivent tous deux prêter attention à la date « considéré comme étant reçu ». Il s’agit de la date officielle où commence le compte à rebours et donne à l’autre partie le temps de répondre.

Méthodes de signification

Il existe divers moyens pour signifier le dossier, qui sont appelés « méthodes de signification ». Choisissez la méthode la moins stressante et la plus simple pour vous. Cela pourrait dépendre de la relation que vous entretenez avec l’autre partie.

Signifier par lettre recommandée de Postes Canada

Envoyez une lettre recommandée à l’adresse résidentielle de la personne ou à l’endroit où le propriétaire exerce ses activités de propriétaire.

1. Visitez le bureau de Postes Canada le plus près
2. Postes Canada vous remettra un reçu
3. Imprimez le rapport de suivi en ligne qui se trouve sur le site Web de Postes Canada

Comment prouver que vous avez signifié l’autre partie?

• Soumettez une copie du reçu à la RTB

Quand le dossier et les éléments de preuve sont-ils considérés comme ayant été reçus?

• Le dossier est considéré comme étant reçu 5 jours après que vous l’avez signifié à l’autre partie (à moins que la personne déclare l’avoir reçu plus tôt).

Conseils au cas où vous ignoriez l’adresse de l’autre partie

• Vérifiez si elle se trouve sur le rapport d’inspection au moment de l’emménagement
• SI vous avez reçu un préavis pour résilier le bail, vérifiez l’adresse
• Demandez à un voisin s’il la connaît
• Demandez à un voisin ou à une autre partie les coordonnées du propriétaire et envoyez un texto ou un courriel au propriétaire pour lui demander son adresse
• Si vous correspondez par courriel, vérifiez si la signature du courriel mentionne une adresse

Signification directe, en personne

Signifiez le dossier en personne à l’autre partie.

Comment prouver que vous avez signifié l’autre partie?

• Ayez un témoin qui remettra personnellement les documents ou qui vous regardera remettre ou poster les documents
• Demandez-lui de faire une déclaration sous serment
  • Une déclaration sous serment est un document rédigé et signé qui mentionne que la personne a signifié le dossier ou qu’elle vous a vu le signifier

Quand le dossier et les éléments de preuve sont-ils considérés comme ayant été reçus?

• Le dossier est considéré comme ayant été reçu le même jour

Signifier le mandataire du propriétaire

Signifiez le dossier à un mandataire du propriétaire.

• Les locataires doivent prendre en note le nom de cette personne

Comment prouver que vous avez signifié l’autre partie?

• Amenez quelqu’un avec vous qui agira en tant que témoin et demandez-lui de faire une déclaration sous serment
  • Une déclaration sous serment est un document rédigé et signé qui mentionne que la personne a signifié le dossier ou qu’elle vous a vu le signifier

Quand le dossier et les éléments de preuve sont-ils considérés comme ayant été reçus?

• Considérés comme ayant été reçus le même jour

Signifier à l’adresse de l’autre partie

Fixez une copie à la porte ou à un autre endroit visible, à l’adresse résidentielle de la personne. La signification des dossiers Avis de procédure ne peut se faire que de cette manière lorsqu’un propriétaire a soumis une demande d’ordonnance de mise en possession.

Comment prouver que vous avez signifié l’autre partie?

• Amenez quelqu’un avec vous qui agira en tant que témoin et demandez-lui de faire une déclaration sous serment
  • Une déclaration sous serment est un document rédigé et signé qui mentionne que la personne a signifié le dossier ou qu’elle vous a vu le signifier

Quand le dossier et les éléments de preuve sont-ils considérés comme ayant été reçus?

• Considérés comme étant reçus 3 jours après que vous les avez signifiés (à moins que la personne déclare les avoir reçus plus tôt).

Signifier par courriel

Envoyez le dossier par courriel à l’adresse que la personne vous a déjà fournie. Si vous voulez le remettre par courriel, vous devez d’abord obtenir l’autorisation écrite de l’autre partie pour le faire.

Si les deux parties ont, par exemple, conclu précédemment un accord de communication ou signé un formulaire 51 de la RTB – Adresse pour signifier (PDF, 511 ko), vous pouvez signifier le dossier par courriel.  

• Si vous ne maîtrisez pas bien le courrier électronique, il vaut mieux opter pour une autre méthode pour vous assurer de ne manquer aucune communication

Comment prouver que vous avez signifié l’autre partie?

• Si vous signifiez par courriel, enregistrez une copie du courriel

Quand le dossier et les éléments de preuve sont-ils considérés comme ayant été reçus?

• Considérés comme étant reçus 3 jours après que vous les avez signifiés (à moins que la personne déclare les avoir reçus plus tôt)

Si l’autre partie n’accepte pas le dossier

Si l’autre partie n’accepte pas la signification du dossier et que vous ne pouvez pas le prouver, vous devrez regrouper des éléments de preuve du refus de signification.

• Il pourrait s’agir de la déclaration sous serment d’un témoin, par exemple.

Méthodes de signification non autorisées

• La remise d’une copie sur le lieu de travail d’un locataire (à moins que ce dernier ait fourni ce renseignement en tant qu’adresse de réexpédition)
• Le glissement d’une copie sous la porte de la personne

Soumettre une demande de signification indirecte

Vous pouvez soumettre une demande de signification indirecte si vous êtes incapable de signifier un document par l’une des méthodes exigées par la loi.

Vous pouvez soumettre une demande en ligne ou, si vous soumettez une demande en format papier, utiliser le formulaire 13 de la RTB – Demande de signification indirecte (PDF, 100 ko).  

Vous devez détenir des éléments de preuve qui montrent que la méthode de signification demandée fonctionnera. Exemple :

• Un courriel envoyé récemment par un locataire montrant que ce dernier utilise cette adresse courriel

Soumettre des copies de votre preuve de signification

Quelle que soit la méthode employée pour signifier un avis, soyez prêt à prouver à la RTB ou à un tribunal que le document a bel et bien été signifié.

Comment soumettre la preuve de signification?

Soumettez dès que possible à la RTB le formulaire 55 de la RTB – Preuve de signification de l’avis de procédure de résolution des litiges (PDF, 788 ko), avec les copies pertinentes de vos éléments de preuve.  

 Suivant : préparer et signifier des preuves

Ressources

Dispositions relatives à la signification (PDF, 408 ko), ligne directrice de la politique no 12

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