Mettre au point les procédures administratives et opérationnelles

Last updated on June 18, 2024

Il n’existe pas de structure unique convenant à chaque programme d’alimentation scolaire. Il faut faire preuve de souplesse, adapter le programme aux besoins locaux et envisager des changements de modèle ou de processus au fil du temps. Certains conseils scolaires ou écoles peuvent décider qu’il vaut mieux engager une entreprise de restauration ou préparer les aliments dans leurs propres cuisines, tandis que d’autres peuvent choisir d’assurer l’alimentation scolaire dans le cadre d’un partenariat avec un organisme communautaire. Les procédures administratives et opérationnelles varient selon la manière de fournir les services d’alimentation scolaire.

Lorsqu’un conseil scolaire recommande d’établir un organisme externe ou que des membres de la communauté souhaitent démarrer un programme d’alimentation scolaire, il faut penser à prendre les mesures indiquées ci-dessous. Certaines de ces mesures s’appliquent et d’autres non, selon la structure du programme. Voir comment la Nourish Cowichan Society a démarré.

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Se fixer des objectifs et établir ses valeurs

Se concentrer sur ce qu’on cherche à accomplir. Passer en revue les valeurs et objectifs de temps à autre et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ne pas oublier que la composition d’une équipe évolue forcément et que les valeurs fondamentales de l’organisation servent alors à maintenir le cap.

Avoir une ou un porte-parole. Il est important qu’une personne capable, déterminée et expérimentée représente le programme dès sa création, puis au fil de son développement. Essayer de donner à l’équipe un coordinateur ou une coordinatrice qui serve aussi de porte-parole lors des rencontres et conversations importantes.

Choisir un nom et un logo exprimant l’identité de l’organisation et communiquant clairement ce qu’elle est et ce qu’elle fait. Lorsque des conseils scolaires sont directement associés au programme, ils peuvent avoir des principes établis à ce sujet ou vouloir approuver le nom et le logo.

Enregistrer l’organisme

Se constituer en société. En Colombie-Britannique, une société (society) est une entité juridique indépendante qui se distingue de ses membres (c’est-à-dire une personne morale). Pour se constituer en société, il faut notamment procéder à une recherche de dénominations sociales, enregistrer l’organisation et établir ses statuts et règlements.

Les organismes à but non lucratif ne sont pas obligés de se constituer en société, mais les offres de financement s’adressent plus souvent aux sociétés constituées (ou enregistrées). Les organisations constituées en société doivent déposer des rapports périodiques et respecter la réglementation qui les régit.

S’enregistrer comme organisme de bienfaisance. Une organisation doit avoir le statut d’organisme de bienfaisance pour :

  • demander la plupart des subventions et autres financements;
  • remettre des reçus de dons donnant droit à un crédit d’impôt.

Les organismes de bienfaisance ont aussi des rapports périodiques à déposer et des règles à respecter. En savoir plus sur l’enregistrement d’un organisme à but non lucratif en Colombie-Britannique.

Établir une structure de gouvernance, des orientations et des comités

Pour réussir, l’organisation doit d’abord établir sa structure de gouvernance, ses statuts et règlements, son conseil d’administration et ses comités. Pour en savoir plus sur la mise en place d’une structure de gouvernance, sur les modèles de conseil d’administration, sur les fonctions et attributions des membres du conseil et des comités, ainsi que sur la mise au point des statuts et règlements, lire le document suivant : Develop a governance structure (PDF, 162 Ko).

Autres documents et pages Web utiles :

Souscrire les assurances requises

L’organisation doit souscrire des assurances couvrant la totalité de ses membres :

  • Il est important de souscrire une assurance responsabilité civile couvrant les membres du conseil d’administration. En effet, la loi du bon Samaritain (Good Samaritan Act) ne s’applique pas toujours aux bénévoles.
  • Vérifier si l’organisation doit aussi souscrire l’assurance accidents du travail de WorkSafeBC (la commission des accidents du travail de la C.-B.).

Recruter des bénévoles

Réfléchir à la manière de s’adjoindre de l’aide, notamment celle de bénévoles, d’organisations caritatives ou de parents motivés.

Voici quelques modèles de documents utiles pour la gestion des bénévoles :

Organiser des activités-bénéfice

Un tiers du budget 2019 de la Nourish Cowichan Society provenait de ses activités-bénéfice. Les deux activités annuelles qu’elle a organisées ont attiré beaucoup de monde et ont affiché complet :

  • Son souper de gala printanier, prévu pour 130 personnes à 150,00 $ le billet, affichait complet au bout de 3 jours.
  • Son thé d’automne, moins coûteux et visant un plus large public, a attiré environ 400 personnes à 40,00 $ le billet.

La Nourish Cowishan Society a aussi coorganisé des activités-bénéfice en partenariat avec d’autres organisations. Certaines entreprises se sont engagées à faire un don annuel, tandis que d’autres ont organisé pour elle des activités-bénéfice telles que les suivantes :

  • cours de gym et de yoga;
  • marches ou courses de charité;
  • versement d’un pourcentage sur les ventes en magasin;
  • ventes-débarras;
  • soirées de jeu-questionnaire sur la musique et les sports;
  • soirées peintures;
  • tirages 50/50 (qui nécessitent une licence de loterie).

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